E-Rechnungspflicht ab 2025 für B2B-Umsätze

Nach dem Wachstumschancengesetzes ist der Begriff eRechnung für Zwecke der Umsatzsteuer neu zu verstehen. Eine Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen für nationale B2B-Umsätze soll ab 2027 gelten. Der Empfang wird schon ab 2025 verpflichtend.

Was ist die künftige eRechnung?

Elektronische Rechnungen (eRechnungen) sind Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Definition wurde in § 14 Abs. 1 Satz 3 UstG-neu angepasst.
Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, werden künftig als “sonstige Rechnungen” im Umsatzsteuerrecht definiert. Darunter fallen beispielsweise die bisher als elektronische Rechnungen akzeptierten reinen Word- oder PDF-Formate. Rechnungsaussteller und -empfänger können eine Vereinbarung über das genutzte eRechnungs-Format schließen (das genutzte Format muss die Extraktion der erforderlichen Angaben gem. Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen).

Welche Unternehmen sind zur Ausstellung einer eRechnung verpflichtet?

Die eRechnung ist für inländische B2B Umsätze zwischen zwei im Inland ansässige Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, verpflichtend, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UstG-neu. Steuerfrei Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG fallen nicht unter die eRechnungspflicht. Auch für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise kann weiterhin eine sogenannte sonstige Rechnung gestellt werden.

Ab wann gilt die neue Regelung?

Alle umsatzsteuerlichen Unternehmen müssen ab dem 1.Januar 2025 eRechnungen ausstellen und empfangen können. Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:
  • In den Jahren 2025 und 2026 sind neben eRechnungen auch Papierrechnungen und – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen zulässig; dies gilt in 2027 nur noch für inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz (iSd. § 19 Abs. 3 UstG) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro.
  • In 2027 dürfen auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die eRechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.
Hinweis für Rechnungsempfänger: Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von eRechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Wenn ein Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können.

Ist der bereits etablierte elektronische Datenaustausch (EDI) noch zulässig?

Entsprechend § 27 Abs. 39 Nr. 3 UStG-E bleibt das EDI-Verfahren bis zum 31. Dezember 2027 für die umsatzsteuerliche Rechnungsstellung anwendbar. 
Das BMF hat mit dem Verbändeschreiben vom 2.Oktober 2023 erste Hinweise veröffentlicht, ob die bereits bekannten Formate XRechnung und ZUGFeRD die Anforderungen an die neue eRechnung erfüllen. Auch zum weiteren Einsatz des EDI-Verfahrens äußert sich das BMF. Das vollständige Schreiben ist auf der Webseite des Deutschen Steuerberaterverbands e.V. (DStBV) veröffentlicht. Mit weiteren Verlautbarungen der Finanzverwaltung wird im Laufe des Jahres 2025 gerechnet.
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