Steuern für Existenzgründer

Unternehmensgründer gewerblicher Art, aber auch Freiberufler und Selbständige erhalten eine Basis-Information zu den unterschiedlichen Einkunftsarten, zur Gewinnermittlung und Buchführungspflichten sowie zu den wichtigsten Steuern. 

Allgemeine Hinweise 

Die enthaltenen Informationen zielen in erster Linie auf gewerblich tätige Existenzgründer ab, allerdings finden auch Selbständige und Freiberufler nützliche Informationen. Die Unterscheidung der Einkunftsarten gewerbliche und selbständige Tätigkeit wirkt sich in vielerlei Hinsicht aus – beispielsweise auf das Anmeldeverfahren, auf Buchführungspflichten und auf die Frage der Gewerbesteuerpflicht.
Gewerblich ist die Tätigkeit dann, wenn sie unternehmerisch, nachhaltig und mit Gewinnerzielungsabsicht ausgeführt wird und sich als Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr darstellt. Die gewerblichen Einkünfte sind in § 15 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Als sogenannte selbständige Tätigkeit gelten in erster Linie die Freien Berufe, also Ärzte, Ingenieure, Architekten, Musiker usw., vgl. § 18 EStG. Zu Abgrenzungsfragen gibt die IHK im Einzelfall Auskunft. Eine verbindliche Einordnung nimmt das zuständige Finanzamt vor.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung 

Vor der Eröffnung eines Betriebes sind Unternehmer verpflichtet den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung durch das Online-Portal des Finanzamtes ”Mein Elster” auszufüllen. Darin müssen Angaben zu persönlichen Daten und vor allem zum geschätzten Gewinn und zu weiteren Einkünften gemacht werden. Der Beginn einer gewerblichen Tätigkeit ist dem zuständigen Gewerbeamt anzuzeigen. Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt über die  Betriebsgründung. Selbständig Tätige müssen ihre Tätigkeit eigenständig beim beim Finanzamt anmelden.
Diese Information soll außerdem deutlich machen, dass Buchführung nicht nur als lästige Pflicht betrachtet werden sollte. Sie kann auch wichtiges Steuerungsinstrument für Ihren Betrieb sein. Haben Sie wenig oder gar keine Erfahrung in Buchführungs- und Steuerfragen, empfiehlt es sich, professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.

Methoden der Gewinnermittlung und Buchführungspflicht

Der Gewinn aus gewerblicher oder selbständiger Tätigkeit muss versteuert werden. Auf diese Weise beteiligt sich der Fiskus an der unternehmerischen Betätigung jedes Einzelnen.
Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmern unterliegt der Gewinn der Einkommensteuer, bei Kapitalgesellschaften der Körperschaftsteuer. Alle Gewerbebetriebe müssen außerdem die Gewerbesteuer beachten.
Um den Gewinn zu ermitteln, sieht das Steuerrecht entweder die Bilanzierung/doppelte Buchführung oder die Einnahme-Überschussrechnung vor.
Zur doppelten Buchführung sind folgende Personen verpflichtet:
Ins Handelsregister eingetragene Kaufleute sind nach dem HGB zur Führung von Büchern verpflichtet. Für das Steuerrecht hat dies insofern Bedeutung, als dort gilt, dass alle, die nach anderen Gesetzen zur Buchführung verpflichtet sind, auch zum Zwecke der Besteuerung buchführungspflichtig sind. Die Verpflichtung zur Buchführung beginnt mit dem ersten Geschäftsvorfall nach Aufnahme des Handelsgewerbes. Bei Kapitalgesellschaften beginnt die Buchführungspflicht mit Abschluss des Gesellschaftsvertrages.
Hinweis: Einzelkaufleute, die die Schwellenwerte von 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht überschreiten, werden von der handelsrechtlichen Verpflichtung zur Buchführung, Inventur und Bilanzierung nach den handelsrechtlichen Vorschriften befreit.
Gewerbliche Unternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, sind nach steuerrechtlichen Vorschriften zur Bilanzierung verpflichtet, wenn sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
  • Umsatz mehr als 600.000 Euro oder
  • Gewinn mehr als 60.000 Euro.
Bei nicht originär zur Buchführung Verpflichtete, beginnt die Buchführungspflicht jedoch erst mit Beginn des Wirtschaftsjahres, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung des Finanzamts folgt, dass die genannten Grenzen überschritten sind und zur doppelten Buchführung übergegangen werden soll.
Für die Bilanzierung – soweit sich aus dem Steuerrecht nichts anderes ergibt – gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOBD). Dies bedeutet, dass sich ein sachverständiger Dritter (z. B. Steuerprüfer des Finanzamts) innerhalb angemessener Zeit anhand der Buchführungsunterlagen und Aufzeichnungen ein Bild von den Geschäftsvorfällen und der Lage des Unternehmens machen kann. Alle Geschäftsvorfälle sind vollständig, richtig und geordnet zu erfassen, so dass sie in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar sind.
Der Gewinnermittlungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr. Unter bestimmten Voraussetzungen kann das Wirtschaftsjahr aber auch davon abweichen. Die Unterlagen zur Gewinnermittlung müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre.

Gewinnermittlung durch Einnahmen- und Überschussrechnung

Das Steuerrecht erlaubt den Personen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns durch eine Einnahmen-Überschussrechnung.
Die Pflichten des Unternehmers sind bei der Einnahmen-Überschussrechnung geringer als bei der doppelten Buchführung. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung handelt es sich um eine einfache Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nach dem Prinzip
  • Betriebseinnahmen
  • ./. Betriebsausgaben
  • = Gewinn bzw. Verlust
Maßgeblich ist der tatsächliche Zeitpunkt des Zuflusses/Abflusses. Die Geschäftsvorfälle werden in chronologischer Reihenfolge aufgrund der Buchungsbelege in einem Journal aufgezeichnet.
Dabei ist es zweckmäßig, die einzelnen Posten beispielsweise nach Kostenarten zu sortieren. Außerdem müssen das Nettoentgelt, die Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag einzeln aufgezeichnet werden. Gewerbliche Unternehmer sind verpflichtet, den Wareneingang und den Warenausgang aufzuzeichnen.
Letzteres allerdings nur, wenn die Ware an einen anderen gewerblichen Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch geliefert wird.
Die Einnahmen-Überschussrechnung erfolgt unter Verwendung eines amtlichen Vordrucks (Anlage EÜR). Die Jahreserklärung wird mit einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung mit elektronischer Authentifizierung an das Finanzamt übermittelt. Informationen zur Übermittlung durch Datenfernübertragung sind unter ELSTER - Einnahmenüberschussrechnung erhältlich.
In Härtefällen kann die Finanzbehörde auf Antrag weiterhin von einer Übermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung verzichten. Für diese Fälle stehen in den Finanzämtern Papiervordrucke der Anlage zur Verfügung.

Gewinnermittlung durch Bilanzierung/doppelte Buchführung

Bei der Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich wird das Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres mit dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres verglichen. Der Unterschiedsbetrag ist der steuerpflichtige Gewinn. Hierbei ist bei Buchführungspflichtigen oder bei Gewerbetreibenden, die freiwillig Bücher führen, grundsätzlich das Betriebsvermögen anzusetzen, welches nach handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ermittelt wurde. Privat veranlasste Vorgänge bleiben unberücksichtigt. Daher müssen Entnahmen hinzugerechnet, Einlagen abgezogen werden.
Sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet, müssen Sie zu Beginn der Tätigkeit eine Inventur durchführen und eine Eröffnungsbilanz erstellen. Bei der Inventur sind alle Wirtschaftsgüter des Betriebes körperlich und wertmäßig zu erfassen und in ein Verzeichnis (Inventar) einzutragen. Zum Ende des Geschäftsjahres müssen Sie wieder ein solches Inventar und eine Schlussbilanz erstellen. Ebenso wie bei der Einnahmen-Überschussrechnung sind ein Wareneingangs- und Warenausgangsbuch zu führen. Außerdem müssen alle baren Zahlungsvorgänge in einem Kassenbuch festgehalten werden.
Bei der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle auf Konten verbucht, einmal im Soll und einmal im Haben. Hierfür gibt es Kontenpläne, die für jeden Betrieb aus den verschiedenen Kontenrahmen seines Wirtschaftszweiges entwickelt werden. Ein Kontenplan ist das Gliederungsschema aller relevanter Konten. Er enthält nur die Konten, die für die Unternehmung tatsächlich nötig und von ihr geführt werden. Für jede Branche gibt es eigene Kontenrahmen. Die drei wichtigsten sind:
  • Kontenrahmen für den Einzelhandel
  • Kontenrahmen für den Groß- und Außenhandel
  • Gemeinschaftskontenrahmen für die Industrie
Kontenrahmen sind nach dem Zehnersystem in Kontenklassen aufgebaut.
Die doppelte Buchführung soll den periodengerechten Gewinn ermitteln. Aus diesem Grund müssen auch Periodenabgrenzungen vorgenommen, Rückstellungen gemacht und Forderungen oder Verbindlichkeiten verbucht werden. Im Gegensatz zur Einnahmen-Überschussrechnung sind also nicht nur die tatsächlichen Zahlungsströme relevant.

Sonderfragen der Gewinnermittlung

Abschreibungen

Grundsätzlich gilt, dass für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben, im Jahr der Anschaffung oder Herstellung nicht die gesamten Anschaffungs- oder Herstellungskosten als Betriebsausgabe abgesetzt werden dürfen. Die Kosten müssen auf den gesamten Nutzungszeitraum verteilt werden, das heißt in jedem Jahr der Nutzungsdauer darf nur der anteilige Werteverzehr als Betriebsausgabe (= Abschreibung) geltend gemacht werden. Bei Anschaffung oder Herstellung im Laufe eines Jahres kann grundsätzlich immer nur der Teil des Abschreibungsbetrages geltend gemacht werden, der auf den Zeitraum bis Ende des Jahres anteilig entfällt. Hierzu wird linear abgeschrieben, das heißt, es werden jährlich die gleichen Beträge abgesetzt.
Lineare Abschreibung ist Anschaffungs- oder Herstellungskosten geteilt durch voraussichtliche Nutzungsdauer in Jahren.
Die Nutzungsdauer ist unter Berücksichtigung der besonderen betrieblichen Verhältnisse zu schätzen. Maßgebliches Hilfsmittel für die Schätzung der voraussichtlichen Nutzung sind, die vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlichten AfA-Tabellen.
Hinweis zur Nutzungsdauer von Computern und Software ab dem Veranlagungsjahr 2021: Die Finanzverwaltung hat mit Schreiben vom 22. Februar 2022 ihre Auffassung geändert. Danach kann für die anzusetzende Nutzungsdauer für “Computerhardware” sowie die im BMF-Schreiben näher bezeichnete “Betriebs- und Anwendersoftware” eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden.
Beachten Sie: Abweichend vom vorstehenden Grundsatz gelten Besonderheiten für sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter bis zu einem Anschaffungswert von einschließlich 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) beziehungsweise für Wirtschaftsgüter mit einem Anschaffungswert von über 250 Euro bis einschließlich 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer).

Wirtschaftsgüter bis einschließlich 800 Euro

Geringwertige Wirtschaftsgüter mit einem Anschaffungswert bis einschließlich 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) können im Jahre der Anschaffung oder Herstellung als Betriebsausgabe in voller Höhe abgezogen werden.
Soweit sie den Wert von 250 Euro übersteigen, sind sie unter Angabe des Tages der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts oder der Eröffnung des Betriebs und der Anschaffungs- oder Herstellungskosten in einem besonderen, laufend zu führenden Verzeichnis aufzuführen. Das Verzeichnis braucht nicht geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind.

Wirtschaftsgüter über 250 bis einschließlich 1000 Euro

Alternativ zur vorstehenden Sofortabschreibung für Wirtschaftsgüter bis 800 Euro kann für Wirtschaftsgüter über 250 Euro (ohne Umsatzsteuer) bis einschließlich 1000 Euro (ohne Umsatzsteuer) jahrgangsbezogen ein Sammelposten gebildet werden.
Es existieren somit für Wirtschaftsgüter zwei Alternativen zur Abschreibung:
Alternative 1:
Wirtschaftsgüter bis inkl. 250 Euro
Wirtschaftsgüter über 250 bis inkl. 1.000 Euro
Wirtschaftsgüter über 1.000 Euro
Sofortabschreibung
Poolabschreibung
lineare Abschreibung nach Nutzungsdauer
Alternative 2:
Wirtschaftsgüter bis inkl. 800 Euro
Wirtschaftsgüter über 800 Euro
Sofortabschreibungen
  • bis 250 Euro ohne Aufnahme in Verzeichnis
  • über 250 Euro mit Aufnahme in Verzeichnis
lineare Abschreibung nach Nutzungsdauer

Gründungsaufwendungen

Bei der Gründung eines Betriebs entstehen in der Regel noch vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit Kosten. Diese Kosten können bei der Ermittlung des ertragssteuerlichen Gewinns als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie durch den Betrieb veranlasst sind. Es kommt hier allein auf den wirtschaftlichen Zusammenhang an, ein zeitlicher Zusammenhang ist nur von sekundärer Bedeutung. Besonderheiten sind bei der Gründung einer GmbH zu beachten.
Die Gründung einer GmbH vollzieht sich in drei Schritten:
  • Vorgründungsgesellschaft (regelmäßig BGB-Gesellschaft, bis Abschluss des Gesellschaftsvertrages)
  • Vorgesellschaft (ab Abschluss eines Gesellschaftsvertrages)
  • GmbH (ab Eintragung ins Handelsregister).
Die Vorgesellschaft und die spätere Kapitalgesellschaft werden ertragssteuerrechtlich als ein Steuersubjekt behandelt. Daraus folgt, dass die Aufwendungen während der Zeit der Vorgesellschaft, nicht aber aus der Zeit der Vorgründungsgesellschaft, als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Letztere wären gegebenenfalls im Rahmen der Einkommensermittlung bei den jeweiligen Gesellschaftern zu berücksichtigen. Soll die Gesellschaft die Kosten der Gründung übernehmen, empfiehlt es sich, dies in der Satzung unter Nennung des Gesamt(höchst)betrages zu erwähnen.
Gewerbesteuerrechtlich gelten Vorgesellschaft und GmbH dann als einheitlicher Steuergegenstand, wenn die Vorgesellschaft schon vor Eintragung der Kapitalgesellschaft ins Handelsregister nach außen hin auftritt. Dann sind auch bei der Ermittlung des Gewerbeertrags die Betriebsausgaben der Vorgesellschaft zu berücksichtigen. Im Allgemeinen entsteht das Steuersubjekt Kapitalgesellschaft jedoch erst mit Eintragung ins Handelsregister.

Unternehmenssteuer

In den folgenden Zeilen erhalten Sie wichtige allgemeine Informationen über Steuern, die Unternehmen in ihrem Alltag beschäftigen. Das sind die Ertragssteuer, Einkommensteuer, Körperschaftsteuer. Lohnsteuer und Gewerbesteuer. Daneben wird die Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer behandelt. Die Umsatzsteuer gehört zu der Verkehrssteuer, die an Leistungen im Wirtschaftsverkehr anknüpfen.

Einkommensteuer (ESt)

Bemessungsgrundlage der Einkommensteuer ist das zu versteuernde Einkommen einer natürlichen Person innerhalb des Veranlagungszeitraumes. Der Veranlagungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr. Das Einkommensteuergesetz (EStG) kennt insgesamt sieben Einkunftsarten, die der Einkommensteuer unterliegen. Darunter fallen auch die sogenannten Gewinneinkünfte, also die Einkünfte aus Gewerbebetrieb und selbständiger Arbeit.
Die Ermittlung des tatsächlich zu versteuernden Einkommens sieht (vereinfacht) folgendermaßen aus:
Summe der Einkünfte aus den Einkunftsarten
+ Hinzurechnungsbetrag
- Verlustausgleich
= Summe der Einkünfte
- Altersentlastungsbetrag
- Freibetrag für Land- und Forstwirte
= Gesamtbetrag der Einkünfte
- Verlustvor- bzw. -rücktrag
- Sonderausgaben
- Außergewöhnliche Belastungen
= Einkommen
- diverse Freibeträge
= zu versteuerndes Einkommen

Verlustberücksichtigung

Verluste werden steuerlich grundsätzlich berücksichtigt. Der Verlustausgleich erfolgt in erster Linie innerhalb derselben Einkunftsart, in zweiter Linie dann mit positiven Einkünften anderer Einkunftsarten. So kann beispielsweise ein Verlust aus gewerblicher Tätigkeit auch mit positiven Einkünften aus Vermietung und Verpachtung verrechnet werden. Die in einem Veranlagungszeitraum nicht berücksichtigungsfähigen Verluste können bis zu einem Betrag von einer Million Euro in den vorangegangenen Veranlagungszeitraum zurückgetragen werden. Darüber weitere Verluste können vorgetragen werden. Verluste bis zu einer Million Euro sind in diesem Rahmen unbeschränkt verrechenbar. Darüber hinaus gehende Beträge können im Rahmen des Verlustvortrags zu 60 Prozent verrechnet werden. Nicht verrechenbare Verluste sind zeitlich unbeschränkt auf weitere Jahre vorzutragen. 
Achtung: Aufgrund der Corona Pandemie wurde der Verlustrücktrag zeitlich und auch in der Höhe erweitert. Bis Ende 2023 ist die Abzugssumme statt 1 Millionen 10 Millionen (§ 10d Abs. 1 EstG, “Viertes Corona-Steuerhilfegesetz” vom 19.6.2022).

Einkommensteuertarif

Liegt das nach dem vorstehenden Schema ermittelte zu versteuernde Einkommen unterhalb des Grundfreibetrags, müssen keine Steuern bezahlt werden. Innerhalb der Progressionszone steigt der Steuersatz in Abhängigkeit vom Einkommen progressiv an. Überschreitet man die unten genannten Einkommensgrenzen, steigt der Einkommensteuersatz nicht mehr weiter an, der Steuersatz bleibt proportional.
Hinweis: Der steuerliche Grundfreibetrag beträgt ab dem 1. Januar 2023  10.908 Euro.
Einkommensgrenzen
2023 2024
Grundfreibetrag
10.908 Euro
11.604 Euro
Eingangssteuersatz
14 Prozent
14 Prozent
Spitzensteuersatz
42 Prozent (45 Prozent*)
42 Prozent (45 Prozent*)
Anwendung ab
58.597 Euro
62.810 Euro
* Beachten Sie: Für Steuerpflichtige, deren zu versteuerndes Einkommen mindestens 277.826 Euro für Ledige/Einzelveranlagung und 555.752 Euro für Verheiratete/Zusammenveranlagung beträgt, gilt ein um drei Prozentpunkte erhöhter Spitzensteuersatz von 45 Prozent (Reichensteuer).

Thesaurierungsbegünstigung

Personenunternehmen, die bilanzieren, haben die Möglichkeit steuergünstig zu Thesaurieren. Das heißt, einbehaltene Gewinne, zwecks der Rücklagenbildung, werden mit einem ermäßigten Steuersatz von 28,25 Prozent (zuzüglich Solidaritätszuschlag) besteuert. Die parallel anfallende Gewerbesteuer wird hierauf weiterhin angerechnet. Die Sache hat jedoch den Haken, dass im Falle einer späteren Entnahme der thesaurierten Gewinne eine Nachversteuerung analog der Besteuerung von Dividenden bei Kapitalgesellschaften erfolgt. Der Nachversteuerungssatz beträgt 25 Prozent. Hierdurch kann sich bei der späteren Entnahme insgesamt betrachtet eine höhere Steuerlast ergeben als bei "Regelbesteuerung". Daher sollte die Inanspruchnahme der Thesaurierungsbegünstigung im Einzelfall sorgfältig geprüft werden.

Veranlagung/Vorauszahlung

Nach Ablauf des Kalenderjahres oder des Wirtschaftsjahres wird der Steuerpflichtige zur Einkommensteuer veranlagt. Dieses Verfahren besteht aus zwei Teilen. Zum einen dem Ermittlungsverfahren, in dem die Besteuerungsgrundlagen ermittelt werden (Einkünfte, Sonderausgaben etc.) und zum anderen dem Festsetzungsverfahren, in dem die Steuerschuld festgesetzt und per Steuerbescheid bekannt gegeben wird. Grundsätzlich wird die Einkommensteuer durch Veranlagung erhoben, bei der Lohnsteuer und der Kapitalertragsteuer, Sonderformen der Einkommensteuer, durch Steuerabzug.
Während des Veranlagungszeitraumes muss der Steuerpflichtige Vorauszahlungen in Höhe der voraussichtlich geschuldeten Einkommensteuer entrichten. Das Finanzamt legt die Vorauszahlungen durch Vorauszahlungsbescheid fest. Die Vorauszahlungen bemessen sich nach der Einkommensteuer, die bei der letzten Veranlagung festgesetzt wurde. Die ersten Vorauszahlungen im Jahr der Existenzgründung werden nach den Angaben im Betriebseröffnungsbogen festgesetzt. Die Einkommensteuervorauszahlungen sind vierteljährlich zu entrichten, und zwar am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember.
Als Steuerpflichtiger müssen Sie nach Ablauf des Veranlagungszeitraums bis zum 31. Juli des Folgejahres eine Steuererklärung abgeben, die eigenhändig unterzeichnet sein muss. Haben Sie einen Steuerberater, ist die Frist bis zum 28. bzw. 29. Februar des Folgejahres. Bei doppelter Buchführung ist der Steuererklärung eine Abschrift der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung beizufügen. Siehe Abgabefristen für abzugebende Steuererklärungen.

Lohnsteuer

Die Lohnsteuer ist eine Sonderform der Einkommensteuer. Sie wird durch Abzug vom Arbeitslohn erhoben. Schuldner der Lohnsteuer ist der Arbeitnehmer.
Beschäftigen Sie Arbeitnehmer, sind Sie verpflichtet, die Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Dies muss bis spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldezeitraums geschehen. Die Anmeldungen sind grundsätzlich in elektronischer Form zu übermitteln. In Härtefällen (zum Beispiel bei Nichtvorhandensein eines Computers mit Internetzugang) kann auf schriftlichen Antrag die Übermittlung in Papierform vom Finanzamt gestattet werden.
Die für die Lohnabrechnung zwingend notwendigen Daten erhalten Arbeitgeber nur noch über die ELStAM-Datenbank. ELStAM steht für ElektronischeLohnSteuerAbzugsMerkmale. Es handelt sich um die Angaben, die früher auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragen waren (zum Beispiel Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuerabzugsmerkmal).
Der Lohnsteuer- Anmeldezeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Bei sehr geringen Beträgen kann auch das Kalendervierteljahr oder das Kalenderjahr der Lohnsteuer-Anmeldezeitraum sein.
Neben der Lohnsteuer müssen auch gegebenenfalls der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer für den Arbeitnehmer einbehalten und abgeführt werden. Letzteres nur, wenn der Arbeitnehmer Mitglied einer Kirche ist, die Kirchensteuer erhebt. In Baden-Württemberg beträgt der Kirchensteuersatz zurzeit 8 Prozent. Die Bemessungsgrundlage ist die einzubehaltende Lohnsteuer des Arbeitnehmers. Besonderheiten gelten für kurzfristige und geringfügige Arbeitsverhältnisse. .
Beachten Sie: Seit 2021 wird der Solidaritätszuschlag kontinuierlich abgebaut. Die Freigrenze erhöht sich auf 18.130 Euro für Ledige/Einzelveranlagung und auf das Doppelte für Verheiratete/Zusammenveranlagung. Das bedeutet, dass bis zu einem zu versteuernden Einkommen von 66.915 Euro kein Solidaritätszuschlag fällig wird. Oberhalb dieser Grenze wird schrittweise bis maximal 5,5 Prozent, der Zuschlag erhoben.
Wegen der umfangreichen Pflichten des Arbeitgebers rund um die Lohnsteuer empfehlen wir Ihnen, einen Steuerberater zu konsultieren.

Körperschaftsteuer (KSt)

Die Körperschaftsteuerpflicht gilt für alle Kapitalgesellschaften und erstreckt sich auf ihre sämtlichen Einkünfte. Sie beginnt mit Abschluss des Gesellschaftsvertrages, frühestens jedoch mit Beginn der nach außen gerichteter Geschäftstätigkeit. Der Steuersatz beträgt 15 Prozent.
Ermittlungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr, es ist aber auch ein abweichendes Wirtschaftsjahr möglich. Die Körperschaftsteuer-Voranmeldungen sind zu den gleichen Terminen abzugeben wie die Einkommensteuer-Voranmeldungen. Nach Ablauf des Veranlagungszeitraumes muss ebenfalls eine Steuererklärung eingereicht werden.
Die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns erfolgt durch Betriebsvermögensvergleich nach den Vorschriften des EStG und des Körperschaftsteuergesetzes (KStG).

Gewinnausschüttungen

Gewinnausschüttungen von der Kapitalgesellschaft an die Gesellschafter unterliegen bei diesem nochmals der Einkommensbesteuerung als Einkünfte aus Kapitalvermögen. Ausschüttungen aus Anteilen, die im Privatvermögen des Gesellschafters gehalten werden, werden regelmäßig mit einem Abgeltungssteuersatz von 25 Prozent (mit Veranlagungsoption bei niedrigerem persönlichem Steuersatz) besteuert. Werden die Anteile im Betriebsvermögen gehalten (zum Beispiel einer GmbH & Co.KG), findet die Besteuerung nach dem so genannten Teileinkünfteverfahren statt. Dieses besagt, dass 60 Prozent der Ausschüttung in die Bemessungsgrundlage für die Besteuerung einbezogen werden und 40 Prozent von der Steuer freigestellt sind.
Ist der Anteilseigner eine Kapitalgesellschaft, zum Beispiel eine GmbH, sind die Dividenden dort wegen der sonst entstehenden Mehrfachbesteuerung zu 95 Prozent steuerfrei gestellt.

Geschäftsführergehalt

Die GmbH ist in Deutschland die häufigste Form der Kapitalgesellschaft. Sie benötigt einen Geschäftsführer, ihr Organ. Dessen Gehalt ist lohnsteuerpflichtig und wirkt zugleich als Betriebsausgabe der GmbH. Probleme kann es hierbei geben, wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer ein Gehalt bekommt, das nicht marktüblichen Konditionen entspricht. Dann kann es zu einer verdeckten Gewinnausschüttung kommen mit der Folge, dass das Gehalt nicht als Betriebsausgabe anerkannt wird und dem Gewinn hinzugerechnet wird.
Bei einer GmbH gibt es somit drei Ebenen, auf denen Steuern gezahlt werden: Die GmbH selbst zahlt auf ihre Gewinne Körperschaftsteuer, die Gesellschafter auf Gewinnausschüttungen in das Privatvermögen Abgeltungsteuer und der Geschäftsführer Lohnsteuer.   

Gewerbesteuer (GewSt)

Der Gewerbesteuer unterliegt jeder inländische Gewerbebetrieb. Angehörige freier Berufe müssen keine Gewerbesteuer bezahlen. Steuerschuldner ist bei Einzelunternehmen der Unternehmer, auf dessen Rechnung das Gewerbe betrieben wird, bei Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften ist Steuerschuldnerin die Gesellschaft. Die Gewerbesteuer wird von den Gemeinden erhoben; sie ist deren Hauptfinanzierungsquelle.

Gewerbeertrag

Bemessungsgrundlage für die Steuer ist der Gewerbeertrag. Grundlage des Gewerbeertrags ist der nach EStG oder KStG ermittelte Gewinn. Dieser wird durch verschiedene Hinzurechnungen und Kürzungen korrigiert. Unter anderem müssen 25 Prozent aller Zinszahlungen sowie des Zinsanteils, der in Mieten, Pachten, Leasingraten sowie Lizenzen steckt, hinzugerechnet werden. Dabei wird der jeweilige Zinsanteil vom Gesetz pauschal bestimmt und beträgt
  • für Mieten Pachten und Leasingraten für bewegliche Wirtschaftsgüter 20 Prozent
  • für Mieten Pachten und Leasingraten für unbewegliche Wirtschaftsgüter 50 Prozent
  • und für Lizenzen 25 Prozent.

Berechnung der Gewerbesteuer

Der Gewerbeertrag ist zunächst auf volle 100 Euro abzurunden und bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften um 24.500 Euro, höchstens jedoch in Höhe des abgerundeten Gewerbeertrags, zu kürzen. Bei Kapitalgesellschaften gibt es keinen solchen Freibetrag. Als nächstes wird der Gewerbeertrag mit der Steuermesszahl multipliziert. Sie beträgt für Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften einheitlich 3,5 Prozent.
Beispiel:
Gewerbeertrag einer OHG: 50.357 Euro
Abgerundet 50.300 Euro
Abzüglich Freibetrag 24.500 Euro
Korrigierter Gewerbeertrag 25.800 Euro
davon
25.800 Euro x 3,5 Prozent
Steuermessbetrag 903 Euro
Der Steuermessbetrag wird dann mit dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde multipliziert, in der Ihr Betrieb ansässig ist.
Gewerbesteuerschuld:
903 Euro x 400 Prozent (Heidelberg) = 3.612 Euro.

Anrechnung auf die Ertragsteuer

Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmen erfolgt eine pauschalierte Anrechnung auf den Teil der Einkommensteuer, der auf den Anteil der gewerblichen Einkünfte entfällt. Die Anrechnung erfolgt in Höhe des 4,0-fachen des Gewerbesteuermessbetrages. Dies führt dazu, dass sich die Belastungswirkung der Gewerbesteuer in Kommunen mit Hebesätzen bis 422 neutralisiert, sofern ausreichend Einkommensteuer für die Anrechnung zur Verfügung steht. Eine Überkompensation durch die Anrechnung in Fällen, in denen zum Beispiel aufgrund der gewerbesteuerlichen Hinzurechnungen die Gewerbesteuerschuld höher ist als die Einkommensteuerschuld, findet nicht statt.

Vorauszahlungen

Der Steuerpflichtige hat am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November Vorauszahlungen an die Gemeinde abzuführen, in der der Betrieb angesiedelt ist, und nach Ende des Erhebungszeitraumes (in der Regel das Kalenderjahr) beim zuständigen Finanzamt (Betriebsfinanzamt) eine Steuererklärung abzugeben.
Die Vorauszahlungen werden dann mit der Steuerschuld verrechnet.

Umsatzsteuer (USt)

Die Umsatzsteuer wird auf Umsätze erhoben, die ein Unternehmer im Inland im Rahmen seines Unternehmens erzielt. In erster Linie sind hier Umsätze aus Warenlieferungen oder sonstigen Leistungen wie zum Beispiel Dienstleistungen, gemeint. Unternehmer ist jeder, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Der Steuersatz beträgt 19 Prozent, für bestimmte Umsätze auch nur sieben Prozent. Der ermäßigte Steuersatz gilt zum Beispiel für Bücher und Zeitungen, für viele Lebensmittel und auch für die Erbringung einer Beförderungsleistung im Personenverkehr.

Steuerbefreiungen

Bestimmte Umsätze sind von der Umsatzsteuer befreit. Zu erwähnen sind hier insbesondere die Ausfuhrlieferungen und die innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Umsatzsteuervoranmeldung/Vorsteuerabzug

In der Regel beziehen Sie von anderen Unternehmen Vorleistungen, die Sie zur Erstellung ihrer eigenen Leistung benötigen. Der Vorlieferant stellt Ihnen dafür Umsatzsteuer in Rechnung. Diesen Betrag, Vorsteuer genannt, können Sie mit der Umsatzsteuer verrechnen, die Sie an das Finanzamt abführen müssen, wenn Sie Waren oder andere Leistungen verkaufen. Da die Umsatzsteuerpflicht bereits mit der Unternehmertätigkeit beginnt, können auch Vorsteuerbeträge, die durch Anschaffungen im Rahmen der Existenzgründung anfallen, beim Finanzamt geltend gemacht werden. Für die Gründung einer GmbH gilt, dass Vorgesellschaft und GmbH steuerlich als ein Subjekt angesehen werden.
Beispiel: Im Voranmeldungszeitraum tätigen Sie Wareneinkäufe im Wert von 10.000 Euro zzgl. 1.900 Euro Vorsteuer und Warenverkäufe im Wert von 20.000 Euro zzgl. 3.800 Euro Umsatzsteuer. An das Finanzamt sind 1.900 Euro (3.800 Euro - 1.900 Euro) als Umsatzsteuervorauszahlung abzuführen.
Voranmeldezeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr, es sei denn die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr beträgt mehr als 7.500 Euro. In diesem Fall sind monatliche Anmeldungen abzugeben. Bei einer abzuführenden Umsatzsteuer des Vorjahres von weniger als 1000 Euro kann das Finanzamt den Unternehmer von der Pflicht zur Voranmeldung und Vorauszahlung befreien.
Beachten Sie: Für Existenzgründer gilt die Kalendervierteljahrregelung ab dem 1. Januar 2021. Neue Unternehmen, die im Jahr 2019 und 2020 gegründet worden sind, sind noch für das Jahr 2020 zur monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Mit der Absetzung der monatlichen Abgabe ab dem Jahr 2021, möchte der Gesetzgeber neue Unternehmen entlasten. Diese Maßnahme ist bis zum 31. Dezember 2026 befristet.
Der Unternehmer muss bis zum 10. Tag nach Ablauf eines jeden Voranmeldungszeitraums eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben und gleichzeitig die von ihm berechnete Umsatzsteuerzahllast abführen. Kommt es zu einem Vorsteuerüberhang, weil die gezahlte Vorsteuer die erhaltene Umsatzsteuer übersteigt, erstattet das Finanzamt diesen Überhang. Allerdings ist dabei zu beachten, dass es die Erstattung von der Hinterlegung einer Sicherheitsleistung, zum Beispiel einer Bankbürgschaft, abhängig machen kann.
Die Anmeldungen sind grundsätzlich in elektronischer Form zu übermitteln. In Härtefällen (zum Beispiel bei Nichtvorhandensein eines Computers mit Internetzugang) kann auf schriftlichen Antrag die Übermittlung in Papierform vom Finanzamt gestattet werden.
Unternehmer, die ihre Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich abgeben, können jährlich bis zum 10.Februar einen Antrag auf Fristverlängerung beim Finanzamt stellen. Voranmeldungen und Vorauszahlungen sind dann jeweils einen Monat später fällig. Die Fristverlängerung ist davon abhängig, dass eine Sondervorauszahlung in Höhe eines Elftels der Summe der Vorauszahlungen des vorangegangenen Jahres angemeldet und bis zum 10. Februar geleistet wird (§ 47 Abs. 1 UStDV). Diese Sondervorauszahlung wird im folgenden Jahr am 10. Februar auf die fällige Vorauszahlung angerechnet.
Die Steuer wird grundsätzlich nach vereinbarten Entgelten (Soll-Besteuerung) berechnet. Es kommt also nicht darauf an, ob der Kunde bereits bezahlt hat. Die Umsatzsteuer entsteht mit Ausführung der Leistung. Abweichend hiervon kann auf Antrag die sogenannte Ist-Besteuerung angewendet werden. In diesem Fall erfolgt die Abführung der Umsatzsteuer nach den vereinnahmten, also zugeflossenen Entgelten. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass Sie alternativ bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Diese ist einmal, dass der Umsatz im Vorjahr oder im Jahr der Gründung 600.000 Euro nicht überschreitet. Ebenso können Unternehmer, die aufgrund einer Billigkeitsregelung von der Buchführungspflicht befreit sind, die Ist-Besteuerung beantragen; ebenso Angehörige von freien Berufen.

Umsatzsteuererklärung

Umsatzsteuervoranmeldungen müssen auf elektronischem Weg an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Dafür stellt das Finanzamt das kostenfreie Programm ”ELSTER” zur Verfügung. Soweit eine elektronische Übermittlung nicht sinnvoll ist, sollte rechtzeitig beim zuständigen Finanzamt ein Antrag auf Befreiung von der elektronischen Umsatzsteuervoranmeldung gestellt werden. Dies ist etwa der Fall, wenn der Unternehmer über keinen PC bzw. über keinen Internet-Anschluss verfügt.

Ausstellen von Rechnungen

Ein Unternehmer, der umsatzsteuerpflichtige Umsätze tätigt, ist zumindest bei Umsätzen an Unternehmen stets verpflichtet, Rechnungen auszustellen. Bei Abrechnungen an Privatpersonen gilt die Verpflichtung jedenfalls dann, wenn über eine Werklieferung oder Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet wird. Für den (unternehmerischen) Leistungsempfänger ist eine Rechnung insbesondere deshalb von Bedeutung, weil er nur bei Vorhandensein einer korrekten Rechnung die darin ausgewiesene Steuer als Vorsteuer abziehen kann. Die Rechnung muss folgenden Inhalt haben:
  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer oder bei nicht Vorhandensein finanzamtsbezogene Steuernummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • das Entgelt
  • den auf das Entgelt entfallenden, gesondert auszuweisenden Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, z.B. Skonti, Boni, Rabatte
  • nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, gibt es eine Vereinfachungsregel. Für den Vorsteuerabzug genügt es, folgende Angaben in der Rechnung zu machen:
  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe
  • den Steuersatz
  • im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf das Bestehend einer Steuerbefreiung.
Zur Musterrechnung im PDF-Format. (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 139 KB)
Hier können Sie sich über Pflichtangaben in Rechnungen informieren.

Kleinunternehmer-Regelung

Bei Unternehmern, deren Umsatz im Jahr der Gründung voraussichtlich 22.000 Euro einschließlich der darauf entfallenden Umsatzsteuer nicht übersteigt, wird von Gesetzes wegen keine Umsatzsteuer erhoben, das heißt sie müssen diese nicht an das Finanzamt abführen. Entsprechendes gilt für Jahre nach der Gründung, wenn folgende Doppelbedingung erfüllt ist: Der Umsatz im Vorjahr lag nicht über 22.000 Euro; im laufenden Jahr wird er voraussichtlich nicht 50.000 Euro überschreiten. Es empfiehlt sich auf Rechnungen auf die Kleinunternehmerregelung hinzuweisen, damit der Rechnungsempfänger weiß, weshalb keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Dies kann zum Beispiel durch den Zusatz geschehen:
Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG).
Zu beachten ist allerdings, dass Unternehmer, die von der beschriebenen Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, keine Vorsteuer geltend machen können. Dies wiederum kann nachteilig sein, zum Beispiel wenn in der Anfangsphase eines Betriebes hohe Investitionen getätigt werden. Deshalb kann auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung durch Erklärung gegenüber dem Finanzamt verzichtet werden mit der Folge, dass dann auch der Vorsteuerabzug möglich ist. Ein solcher Verzicht sollte allerdings gut überlegt werden, da er für fünf Jahre bindet.
Für grenzüberschreitenden Warenverkehr zwischen Unternehmern innerhalb der EU oder um den Mindestanforderungen einer ordnungsgemäßen Rechnung zu genügen, ist eine sog. Umsatzsteueridentifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern zu beantragen.

Rechtsformwahl und Steuern

Die Rechtsform Ihres Unternehmens hat Auswirkungen auf die steuerliche Belastung. Deshalb sollten Sie bei der Gründung diesen Aspekt bedenken. Allerdings kann er nie alleine ausschlaggebend für die Wahl der Rechtsform sein. Entscheidend sind auch andere Punkte wie Haftung, Rechtsformaufwendungen, Publizitätspflichten und Kapitalbeschaffungsmöglichkeiten. Folgende Tabelle soll einen Überblick über einige wichtige steuerliche Aspekte der Rechtsformwahl geben:
Wichtige steuerliche Aspekte
Einzelunternehmen/
Personengesellschaft		 Kapitalgesellschaft
Ertragssteuer
Einkommensteuer
Progressiver Tarif (Verlauf s.o.)
Grundfreibetrag
Körperschaftssteuer
Einheitlicher Steuersatz: 15 Prozent
Kein Grundfreibetrag
Gewerbesteuer
Steuermesszahl: 3,5 Prozent
Freibetrag: 24.500 Euro
Anrechnung auf ESt
Steuermesszahl: 3,5 Prozent
Kein Freibetrag
Keine Anrechnung auf KSt
Verlustverrechnung
Mit anderen Einkunftsarten des Unternehmers möglich
Kein Ausgleich mit Verlusten des Unternehmers
Gewinnermittlung
Unternehmerlohn, Pensionsrückstellungen und Darlehenszinsen (Unternehmer an Unternehmen) grundsätzlich nicht als Betriebsausgabe abziehbar
Doppelte Buchführung oder Einnahmen - Überschussrechnung
Unternehmerlohn, Pensionsrückstellungen und Darlehenszinsen (Grenze: § 8a KStG) sind Betriebsausgaben
Pflicht zur doppelten Buchführung
Diese Information wurde mit der gebotenen Sorgfalt erarbeitet, für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte kann jedoch keine Gewähr übernommen werden.
Wir empfehlen Ihnen, einen Steuerberater zu konsultieren, um steuerliche oder andere Nachteile zu vermeiden.
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